Welche Aufgaben hat eine interne Revision?

Die Interne Revision (IR), auch internes Audit (IA), interne Prüfung oder Unternehmensprüfung genannt, ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensüberwachung und -steuerung. Sie unterstützt die Unternehmensführung durch die unabhängige und objektive Bewertung der Effektivität von Risikomanagement, Kontroll- und Governance-Prozessen. Diese Funktion ist darauf ausgerichtet, Risiken zu minimieren und zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe beizutragen.

Kernbereiche der internen Revision

Die Aufgaben der internen Revision lassen sich in mehrere Kernbereiche gliedern:

• Bewertung der Risikomanagementprozesse: Sie prüft, inwieweit das Unternehmen in der Lage ist, signifikante Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu managen. Dies umfasst die Überprüfung der Wirksamkeit und Effizienz der implementierten Prozesse zur Risikominderung.

• Überprüfung der internen Kontrollsysteme: Ein Hauptaugenmerk liegt auf der Funktionsfähigkeit und Zweckmäßigkeit des internen Kontrollsystems (IKS). Dabei untersucht die interne Revision, ob die eingerichteten Kontrollmechanismen angemessen sind, um Fehler, Betrug und andere Unregelmäßigkeiten zu verhindern oder aufzudecken.

• Governance-Prozesse: Die Revision analysiert, inwieweit die Unternehmensführung und die dazugehörigen Strukturen die Erreichung der Unternehmensziele unterstützen und fördern. Dazu gehört auch die Bewertung der Ethik- und Compliance-Maßnahmen des Unternehmens.

• Effizienz- und Effektivitätsbewertungen: Die interne Revision evaluiert die Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit der Geschäftsprozesse. Ziel ist es, Potenziale zur Kostenreduktion, zur Steigerung der Produktivität und zur Optimierung der Ablauf- und Aufbauorganisation zu erkennen.

Beispiel und Sonderuntersuchungen

Ein Beispiel ist die Prüfung des Beschaffungsprozesses eines Unternehmens. Die Revision untersucht, ob die Schritte von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsbegleichung entsprechend den internen Richtlinien verlaufen, wirksam sind und ob dabei Risiken adäquat gesteuert werden. Sie prüft beispielsweise, ob Lieferantenauswahlen transparent erfolgen und ob es Kontrollmechanismen gibt, die eine effiziente Nutzung der finanziellen Ressourcen sicherstellen.

Zusätzlich zu diesen Kernbereichen kann die interne Revision auch Sonderuntersuchungen durchführen, etwa bei Verdacht auf Unregelmäßigkeiten oder zur Klärung spezifischer Fragestellungen der Geschäftsführung.

Interne Audits zur Prozessoptimierung

Ein Schwerpunkt vieler interner Revisionen sind Prüfungen, die Abläufe effizienter machen sollen. Man spricht auch von Prozessrevision oder operativer Auditierung. Methoden sind Prozessanalysen, Risikobewertungen und Effizienzprüfungen. Sie decken Engpässe und Redundanzen auf, ebenso riskante Bereiche, in denen Fehler oder sogar Verstöße gegen gesetzliche Regelungen entstehen können.

Ein Beispiel ist die Prüfung des Bestell- und Lieferprozesses. Das Audit zeigt etwa, dass unnötige Schritte den Ablauf verlangsamen oder dass sich bestimmte Aufgaben automatisieren lassen. Daraus folgen konkrete Empfehlungen, etwa eine neue Software zur Lagerverwaltung oder eine Schulung für effizientere Arbeitsmethoden. Verbreitet sind solche Prüfungen in Branchen, deren Regelwerke sich häufig ändern oder in denen hoher Kostendruck herrscht, etwa in der Finanzbranche, im Gesundheitswesen und in der produzierenden Industrie.

Typische Prüfungsfelder

Neben dem Beschaffungs- und dem Bestellprozess prüft die interne Revision häufig die Finanzberichterstattung, also ob sie genau ist und den geltenden Rechnungslegungsstandards entspricht. Ein weiteres Feld sind die IT-Sicherheitsmaßnahmen, die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Daten gewährleisten sollen.

Umsetzung der Ergebnisse

Die Ergebnisse einer Prüfung werden den zuständigen Stellen vorgestellt, damit ein gemeinsames Verständnis der Schwachstellen entsteht. Danach folgt ein Maßnahmenplan mit Zuständigkeiten, Fristen und Ressourcen. Nachprüfungen (Follow-ups) und Kennzahlen zeigen, ob die Verbesserungen tatsächlich umgesetzt werden. Widerstand gegen Veränderungen lässt sich verringern, wenn die betroffenen Beschäftigten früh eingebunden werden, die Gründe für die Änderungen offen dargelegt und Schulungen angeboten werden.

Anforderungen an interne Revisoren

Interne Revisorinnen und Revisoren brauchen Kenntnisse in Betriebswirtschaft, Finanzen und Recht, in den geprüften Geschäftsprozessen, im internen Kontrollsystem, im Risikomanagement und in der Governance. Hinzu kommen analytische Fähigkeiten, Objektivität, Integrität und klare Kommunikation. Häufig wird eine Berufsqualifikation wie der Certified Internal Auditor (CIA) verlangt.

Ob eine Revisionseinheit wirksam arbeitet, lässt sich an der Umsetzung ihrer Empfehlungen, der Erfüllung des Prüfungsplans, der Reaktion auf neu auftretende Risiken, der Qualität ihrer Berichte und der Zufriedenheit der geprüften Bereiche ablesen. Wie ein Prüfungsplan entsteht, beschreibt der Beitrag zum Revisionsplan, das Ergebnis einer Prüfung der Beitrag zum Revisionsbericht.

Abkürzungen und Abgrenzung

Häufige Kurzformen im Umfeld der internen Revision sind unter anderem IKS (Internes Kontrollsystem), RM (Risikomanagement) und CG (Corporate Governance).

Abzugrenzen ist die interne Revision von der externen Revision (Wirtschaftsprüfung), die oft gesetzlich vorgeschrieben ist und primär die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses prüft.

Die interne Revision arbeitet laufend und vorausschauend, um Prozesse zu verbessern und Risiken zu steuern. Die externe Prüfung des Jahresabschlusses ist dagegen eher rückblickend ausgerichtet. Innerhalb eines Unternehmens dient die interne Revision damit der Transparenz, Effizienz und Compliance der internen Abläufe.

Häufige Fragen zur internen Revision

Welche grundlegenden Funktionen erfüllt die interne Revision in einem Unternehmen?

Die interne Revision fungiert als unabhängiges Prüf- und Beratungsorgan, das primär darauf abzielt, operative und strategische Geschäftsprozesse zu überwachen und zu bewerten. Ihre Tätigkeit unterstützt die Geschäftsleitung bei der Risikominimierung, der Sicherstellung von Compliance und der Verbesserung von Unternehmensabläufen durch objektive Berichte und Empfehlungen.

Wie trägt die interne Revision zur Risikomanagementstrategie eines Unternehmens bei?

Indem sie systematisch Risikobereiche innerhalb des Unternehmens identifiziert, bewertet und überwacht, leistet die interne Revision einen wesentlichen Beitrag zur Risikomanagementstrategie. Sie unterstützt das Unternehmen nicht nur bei der Früherkennung von potenziellen Risiken, sondern gibt auch Handlungsempfehlungen ab, um diese Risiken zu minimieren oder zu vermeiden, und fördert dadurch eine risikobewusste Unternehmenskultur.

Auf welche Weise unterstützt die interne Revision die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften?

Durch regelmäßige Überprüfungen und Audits stellt die interne Revision sicher, dass die Geschäftsprozesse und -aktivitäten eines Unternehmens im Einklang mit den relevanten Gesetzen, Normen und internen Richtlinien stehen. Sie identifiziert Compliance-Risiken, berät das Management bei der Korrektur identifizierter Mängel und trägt somit direkt zur Vermeidung von rechtlichen Sanktionen und Reputationsrisiken bei.

Inwiefern unterstützt die interne Revision die Effizienz und Effektivität der Unternehmensführung?

Die interne Revision deckt Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten in Organisationsstrukturen und Prozessen auf. Durch ihre detaillierten Prüfberichte und konstruktiven Empfehlungen trägt sie dazu bei, operative Abläufe zu optimieren, die Ressourcenallokation zu verbessern und strategische Entscheidungen des Managements auf einer soliden Informationsbasis zu unterstützen.

Kann die interne Revision auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) von Bedeutung sein?

Ja, auch in KMU spielt die interne Revision eine Rolle, auch wenn Struktur und Umfang ihrer Aktivitäten in kleineren Unternehmen meist an die dortigen Bedürfnisse angepasst sind. Sie hilft, eine solide Governance-Struktur zu etablieren, unterstützt beim Risikomanagement und fördert die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Wie oft finden interne Audits statt?

Das hängt von der Größe des Unternehmens, der Komplexität der Prozesse und den festgestellten Risikobereichen ab. Viele Bereiche werden mindestens jährlich geprüft, risikoreiche Bereiche auch häufiger.

Für welche Unternehmen sind Leistungen der internen Revision besonders verbreitet?

Grundsätzlich für alle Unternehmen, die Transparenz, Sicherheit und Leistungsfähigkeit ihrer Prozesse und Kontrollsysteme verbessern wollen. Besonders verbreitet sind sie in mittleren und großen Unternehmen mit komplexen Strukturen und vielfältigen Risiken.