Die steigende Regulierungsdichte im Finanzbereich erfordert klare Prozesse, lückenlose Dokumentation und automatisierte Kontrollmechanismen. Unternehmen stehen unter dem Druck, steuerliche, handelsrechtliche und interne Vorgaben präzise einzuhalten. Eine leistungsfähige Buchhaltungssoftware unterstützt dabei, systematisch Ordnung und Transparenz in finanzrelevante Abläufe zu bringen. Sie bildet eine verlässliche Grundlage für Governance-, Risk- und Compliance-Strukturen (GRC).
Relevanz von Finance-Compliance für Unternehmen
Finanzprozesse müssen regelkonform, nachvollziehbar und manipulationssicher ablaufen. Gesetzliche Anforderungen wie die GoBD, die Abgabenordnung oder das Handelsgesetzbuch verpflichten Unternehmen zur lückenlosen Erfassung aller Buchungsvorgänge. Fehlerhafte oder verspätete Angaben führen zu Sanktionen, Prüfaufwand und Haftungsrisiken. Compliance im Finanzbereich umfasst unter anderem folgende Aufgaben:
- Ordnungsgemäße Buchführung nach GoBD
- Fristgerechte Steuererklärungen
- Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten
- Plausibilitätskontrollen bei Buchungsvorgängen
- Nachvollziehbare Archivierung aller Finanzdaten
- Schutz vor internen und externen Manipulationen
Buchhaltungssoftware als technisches Fundament für GRC
Eine moderne Buchhaltungssoftware automatisiert zahlreiche Kontrollmechanismen, die in einem manuellen System fehleranfällig wären. Die Software strukturiert alle Buchungsvorgänge regelbasiert und stellt sicher, dass gesetzliche Anforderungen eingehalten werden. Integrierte Prüfregeln, systematische Nutzerrechte und transparente Workflows machen sie zu einem zentralen Baustein innerhalb der GRC-Architektur.
Die folgende Tabelle zeigt zentrale Funktionen einer professionellen Buchhaltungssoftware im Compliance-Kontext:
| Funktion | Nutzen im Rahmen von GRC |
| GoBD-Zertifizierung | Erfüllung gesetzlicher Anforderungen bei Betriebsprüfungen |
| Fristenüberwachung | Pünktliche Steuerabgaben ohne Versäumniszuschläge |
| Rollen- und Rechteverwaltung | Absicherung gegen unbefugte Änderungen |
| Automatisierte Buchungslogik | Vermeidung von Buchungsfehlern |
| Integriertes Mahnwesen | Verlässliche Liquiditätssteuerung |
| Digitale Belegarchivierung | Revisionssichere Nachvollziehbarkeit |
Vorteile digitaler Buchhaltung für Compliance
Die Einführung einer Buchhaltungssoftware reduziert manuelle Fehlerquellen, erhöht die Datenqualität und entlastet interne Ressourcen. Prüfprozesse werden automatisiert, wiederholbar und nachvollziehbar. Unternehmen behalten jederzeit den Überblick über Fristen, Transaktionen und Steuerdaten.
Typische Verbesserungen durch den Einsatz digitaler Lösungen sind beispielsweise:
- Niedrigere Fehlerquoten bei der Belegerfassung
- Schnellere Erstellung prüfungsrelevanter Auswertungen
- Sofortige Verfügbarkeit von Finanzdaten für interne Audits
- Einheitliche Datenbasis für Geschäftsführung und Steuerberater
- Frühzeitige Erkennung potenzieller Unregelmäßigkeiten
Zahlen zu Digitalisierung und Compliance im Mittelstand
Die digitale Transformation verändert Abläufe und Rollen im Rechnungswesen und wirkt sich direkt auf die Einhaltung gesetzlicher, steuerlicher und interner Vorschriften aus. Die Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2024/2025“ von KPMG zeigt, dass Technologien wie künstliche Intelligenz, Cloud-Systeme und Robotic Process Automation zu deutlich effizienteren Prozessen führen und zudem dabei helfen, Compliance-Anforderungen systematisch abzusichern. 261 CFOs und Leiter von Buchhaltungsabteilungen nahmen an der Studie teil und liefern spannende Erkenntnisse.
Digitalisierung als Hebel für regelkonforme Prozesse
49 % der befragten Unternehmen berichten über deutliche Zeitersparnisse in transaktionalen Prozessen durch KI-Einsatz. Dies reduziert Fehlerquellen bei Routineaufgaben wie Buchung und Zahlungsabwicklung, was zwei typische Risikopunkte in der Finance-Compliance sind. 59 % fokussieren sich mittelfristig auf Kostensenkung und Qualitätssteigerung, was auch eine bessere Absicherung gegen formale und prozessuale Verstöße bedeutet. 71 % der Befragten geben an, dass ihre Erwartungen an den KI-Einsatz erfüllt wurden, bei 5 % wurden sie sogar übertroffen. Die hohe Zufriedenheit zeigt, dass digitale Werkzeuge Effizienz sowie Zuverlässigkeit in der Einhaltung von Regularien ermöglichen.
Technologische Standards zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben
Neben KI kommen auch andere Technologien zum Einsatz, die direkt auf compliance-kritische Funktionen einzahlen:
- Cloud-Systeme (56 %) sorgen für standortunabhängige und zentralisierte Datenverfügbarkeit, was die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und GoBD-Vorgaben erleichtert.
- Robotic Process Automation (28 %) wird eingesetzt, um standardisierte Vorgänge zu automatisieren und lückenlos zu dokumentieren, was eine zentrale Anforderung bei Betriebsprüfungen oder internen Audits darstellt.
- In-Memory-Datenbanken (36 %) ermöglichen eine schnelle und konsistente Datenanalyse, was essenziell für Echtzeit-Monitoring und Risikofrüherkennung ist.
Compliance durch neue Rollen und Strukturen stärken
Die Studie zeigt auch, dass organisatorische Anpassungen ein wichtiger Teil der Transformation sind. 79 % sehen Prozessoptimierung als zentrales Ergebnis der Digitalisierung, während 59 % über tiefgreifende strukturelle Veränderungen in ihren Finanzabteilungen berichten. 68 % haben neue Rollen wie Finance Data Scientist oder Finance Quality Manager bereits implementiert oder planen deren Einführung.
Diese Rollen bringen klare Zuständigkeiten für Datenqualität, regulatorische Vorgaben und Risikoanalyse mit sich und stärken so den strategischen Compliance-Ansatz im Rechnungswesen.
Die Digitalisierung im Rechnungswesen wirkt tief in die Governance- und Kontrollstrukturen von Unternehmen hinein. Systeme, die Transparenz, Automatisierung und Echtzeit-Analysen ermöglichen, reduzieren das Risiko von Verstößen und machen interne Prüfprozesse effizienter und belastbarer. Die KPMG-Studie liefert damit einen Überblick über technische Trends und verdeutlicht, wie eng Technologie und Compliance heute verknüpft sind.
