Was gehört zu einem Compliance-Programm?

Ein Compliance-Programm umfasst die Richtlinien, Verfahren und Maßnahmen, mit denen Unternehmen und Organisationen sicherstellen, dass sie gesetzliche Vorschriften, Standards und ethische Grundsätze auf nationaler und internationaler Ebene einhalten. Es soll rechtliche Risiken verringern, das Ansehen des Unternehmens schützen und verantwortungsvolles Handeln fördern.

Bestandteile eines Compliance-Programms

• Richtlinien und Verfahren, die klare Anweisungen und Verhaltensregeln für die Einhaltung von Gesetzen und internen Vorschriften vorgeben
• Compliance-Verantwortliche, etwa ein Compliance-Manager oder -Beauftragter, die das Programm einführen, überwachen und aktualisieren
• Schulungen, damit Beschäftigte die relevanten Gesetze, Richtlinien und Verfahren kennen und einhalten können
• Überwachung und Berichterstattung, um Compliance-Risiken laufend zu erkennen, zu bewerten und darauf zu reagieren
• Hinweisgebersysteme, über die Beschäftigte Verstöße auch anonym melden können
• Risikobewertung, die regelmäßig bestehende und mögliche Compliance-Risiken ermittelt
• Durchsetzungsmaßnahmen und Disziplinarverfahren für den Fall von Verstößen
• Kontinuierliche Verbesserung durch regelmäßige Bewertung und Aktualisierung des Programms

Ein Compliance-Programm entwickeln und implementieren

Ein Compliance-Programm wird auf die Anforderungen und das Risikoprofil des Unternehmens zugeschnitten. Besonders wichtig ist das für Organisationen in stark regulierten Branchen. Die Entwicklung verlangt Wissen über die anwendbaren Gesetze und über die eigenen Geschäftsprozesse, oft auch Kenntnisse in Recht, Betriebswirtschaft und Informationstechnik. Die Umsetzung folgt meist diesen Bausteinen:

1. Risikoanalyse: Sie zeigt die Compliance-Risiken des Unternehmens (etwa in Datenschutz, Korruption, Geldwäsche oder Arbeitsrecht) und bildet die Grundlage aller weiteren Maßnahmen, siehe Compliance-Risiken bewerten.
2. Leitbild und Richtlinien: Ein Verhaltens- oder Ethikkodex und spezifische Compliance-Richtlinien legen fest, welches Verhalten das Unternehmen erwartet.
3. Schulung und Kommunikation: Regelmäßige, auf Abteilungen und Rollen zugeschnittene Schulungen sowie eigene Kommunikationskanäle wie Intranetseiten oder Newsletter vermitteln die Anforderungen, siehe Compliance-Schulung.
4. Meldesystem: Beschäftigte können vermutete Verstöße auch anonym melden, siehe Whistleblowing-System.
5. Überwachung und Durchsetzung: Kontrollmechanismen und interne oder externe Audits bewerten die Wirksamkeit. Verstöße werden nach einem geregelten Verfahren untersucht, Konsequenzen sind klar festgelegt und werden einheitlich angewendet.
6. Bewertung und Aktualisierung: Das Programm wird regelmäßig an geänderte Gesetze, Branchenpraxis und Entwicklungen im Unternehmen angepasst.

Ein international tätiges Finanzinstitut braucht zum Beispiel Verfahren zur Kundenüberprüfung gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, die auf seine Geschäftsbereiche zugeschnitten sind und an regulatorische Änderungen angepasst werden können. International tätige Unternehmen berücksichtigen kulturelle Unterschiede und lokale Gesetze, etwa durch angepasste Schulungsmaterialien und mehrsprachige Angebote. Schwierigkeiten bereiten Widerstand gegen Veränderungen, fehlende Ressourcen und eine einheitliche Unternehmenspolitik über Abteilungen und Regionen hinweg. Bei Geschäftspartnern gehört dazu eine Compliance-Due-Diligence.

Ethik- und Compliance-Programme

Verbindet ein Programm die Einhaltung rechtlicher Standards ausdrücklich mit ethischen Unternehmensprinzipien, spricht man von einem Ethik- und Compliance-Programm (E&C-Programm). Es drückt zugleich die ethische Ausrichtung des Unternehmens aus und soll eine Kultur der Integrität fördern, siehe Integritätsmanagement. Typische Bestandteile sind Anti-Korruptionsrichtlinien und Datenschutzprogramme zur Einhaltung der DSGVO. Verantwortlich ist meist ein Compliance-Beauftragter oder eine eigene Compliance-Abteilung in enger Abstimmung mit der Unternehmensleitung. Den organisatorischen Rahmen für ein solches Programm beschreibt der Beitrag zum Compliance-Management-System. Wie Compliance in Leitungs- und Aufsichtsstrukturen eingebettet wird, beschreibt der Beitrag zu Compliance-Governance-Modellen.

Abgrenzung zu Corporate Governance und Risikomanagement

Corporate Governance beschreibt, wie ein Unternehmen geleitet und kontrolliert wird. Risikomanagement umfasst das Erkennen, Bewerten und Bewältigen aller Risiken, die dem Unternehmen schaden könnten. Compliance konzentriert sich dagegen auf die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Die drei Bereiche sind eng miteinander verbunden.

Voraussetzungen für die Wirksamkeit

Ein Compliance-Programm wirkt nur, wenn die oberste Leitung es aktiv unterstützt (Tone from the Top) und die Unternehmenskultur Ethik und Compliance als grundlegende Werte begreift. Dann hilft es, Sanktionen und Bußgelder zu vermeiden und das Vertrauen von Kunden, Partnern und Öffentlichkeit zu stärken.

Beispiel

Ein Unternehmen führt für alle neuen Beschäftigten eine Anti-Korruptions-Schulung ein und wiederholt sie jährlich als Auffrischung. So lernen die Beschäftigten, warum Korruption zu vermeiden ist und wie sie sich in kritischen Situationen verhalten sollen.

Häufige Fragen zu Compliance-Programm

Was versteht man genau unter einem Compliance-Programm?

Ein Compliance-Programm ist die Gesamtheit der Richtlinien, Verfahren und Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen sicherstellt, dass es und seine Beschäftigten geltende Gesetze, regulatorische Anforderungen sowie interne und externe Standards einhalten. Es soll rechtliche Risiken verringern und den Ruf des Unternehmens schützen.

Wer benötigt typischerweise ein Compliance-Programm?

Unternehmen jeder Größe und Branche profitieren von einem Compliance-Programm. Besonders wichtig ist es in stark regulierten Bereichen wie Finanzsektor, Pharmaindustrie oder Energiewirtschaft, weil Verstöße dort zu hohen Bußgeldern oder strafrechtlicher Verfolgung führen können.

Welche Kernbestandteile sollte ein effektives Compliance-Programm enthalten?

Dazu gehören eine klare Compliance-Richtlinie, festgelegte Verantwortlichkeiten, regelmäßige Risikobeurteilungen, Schulungen, Meldewege für Hinweise auf Missstände, regelmäßige Überwachung sowie Verfahren zur Durchsetzung und Berichterstattung.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihr Compliance-Programm wirksam ist?

Unternehmen sollten die Umsetzung regelmäßig überprüfen und bewerten, ob die Ziele erreicht wurden, zum Beispiel durch interne oder externe Audits. Compliance-Risiken werden neu bewertet, Richtlinien und Verfahren bei Bedarf angepasst. Die Unternehmensleitung muss das Programm sichtbar mittragen.

Welche Rolle spielen Schulungen im Rahmen eines Compliance-Programms?

Schulungen vermitteln den Beschäftigten die relevanten Gesetze, Regeln und Unternehmensrichtlinien und machen Compliance zur gemeinsamen Verantwortung. Ihre Inhalte sollten regelmäßig aktualisiert und auf die Risiken des Unternehmens zugeschnitten werden.

Welche Herausforderungen bestehen bei der Implementierung eines Compliance-Programms?

Zunächst müssen alle für das Unternehmen relevanten Gesetze und Vorschriften ermittelt und analysiert werden. Das Programm muss in die bestehenden Prozesse eingebunden werden. Eine Compliance-Kultur, in der Beschäftigte sich aus Überzeugung regelkonform verhalten, aufzubauen, bleibt eine fortlaufende Aufgabe.

Wie geht man mit Verstößen gegen das Compliance-Programm um?

Mit einem geregelten Prozess für Meldung, Untersuchung und Behebung. Jeder Verstoß wird untersucht, um die Ursachen zu ermitteln und Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Die Konsequenzen sind klar festgelegt, bekannt und werden einheitlich angewendet.

Wie misst man die Wirksamkeit eines Ethik- und Compliance-Programms?

Durch regelmäßige Überprüfungen, Audits und Befragungen der Beschäftigten. Hinweise auf ein wirksames Programm sind wenige Verstöße, ein hohes Bewusstsein für ethische Standards und eine offene Kultur, in der Bedenken gemeldet werden.