Wie wird Betriebskontinuitätsplanung durchgeführt?

Die Betriebskontinuitätsplanung (BKP), auch bekannt unter den Begriffen Business Continuity Planning (BCP) oder Geschäftskontinuitätsplanung, ist ein Prozess, der Unternehmen dabei unterstützt, auf unvorhergesehene Ereignisse, die den Geschäftsbetrieb massiv stören könnten, systematisch vorzubereiten und darauf zu reagieren. Ziel ist es, den Betrieb schnell wiederherzustellen und finanzielle sowie reputative Schäden zu minimieren.

Durchführung der Betriebskontinuitätsplanung

Die Effektivität einer Betriebskontinuitätsplanung basiert auf einem strukturierten Vorgehen, das mehrere Phasen umfasst.

1. Risikoanalyse und Bewertung: Der erste Schritt besteht darin, mögliche Risiken zu identifizieren, die den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen könnten. Hierbei werden sowohl interne als auch externe Risikofaktoren berücksichtigt. Die Bewertung dieser Risiken nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und potenziellen Auswirkungen priorisiert die Handlungsbedarfe.

2. Business Impact Analyse (BIA): In dieser Phase wird untersucht, welche Geschäftsprozesse für den Fortbestand des Unternehmens kritisch sind und welche Ressourcen (wie Mitarbeiter, Technologien und Informationen) für die Aufrechterhaltung dieser Prozesse erforderlich sind. Die BIA hilft, kritische Zeitfenster für die Wiederherstellung dieser Prozesse zu definieren.

3. Strategieentwicklung: Basierend auf den Ergebnissen der Risiko- und Impact-Analyse werden Strategien und Maßnahmen entwickelt, um kritische Geschäftsprozesse vor den identifizierten Risiken zu schützen und im Notfall schnell wiederherstellen zu können. Hierzu können unter anderem Ausweichstandorte, IT-Ausfallsicherheit oder Vorkehrungen für die Aufrechterhaltung kritischer Lieferketten gehören.

4. Planerstellung: Die erarbeiteten Strategien und Maßnahmen fließen in einen detaillierten Betriebskontinuitätsplan ein. Dieser enthält unter anderem Handlungsanweisungen für den Notfall, Kontaktlisten, Anleitungen zur Datenwiederherstellung und die Zuordnung von Verantwortlichkeiten.

5. Training und Test: Ein entscheidender Schritt ist die Schulung der Mitarbeiter über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Plans. Durch regelmäßige Übungen und Tests wird sichergestellt, dass der Plan funktioniert, alle Beteiligten mit ihren Aufgaben vertraut sind und eventuelle Schwachstellen frühzeitig erkannt werden.

6. Wartung und Überprüfung: Der Betriebskontinuitätsplan sollte regelmäßig überprüft und an Veränderungen im Geschäftsbetrieb, neue Risiken oder nach Erkenntnissen aus Übungen angepasst werden.

In Deutschland und im internationalen Kontext bestehen Standards und Richtlinien, wie die ISO 22301, die eine systematische Herangehensweise an die Betriebskontinuitätsplanung vorgeben und Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen.

Die erfolgreiche Durchführung einer Betriebskontinuitätsplanung trägt wesentlich dazu bei, die Resilienz von Unternehmen gegenüber Störungen zu stärken und sicherzustellen, dass kritische Geschäftsprozesse auch in Krisensituationen fortgesetzt werden können. Durch die konsequente Berücksichtigung relevanter Risiken und eine vorausschauende Planung können Unternehmen ihre Widerstandsfähigkeit erhöhen und langfristig ihren Erfolg sichern.

Häufige Fragen zu Betriebskontinuitätsplanung

Was versteht man unter Betriebskontinuitätsplanung?

Die Betriebskontinuitätsplanung, oft als Business Continuity Management (BCM) bezeichnet, ist ein prozessorientierter Ansatz, der darauf abzielt, kritische Geschäftsprozesse und -aktivitäten vor potenziellen Bedrohungen und Ausfällen zu schützen. Sie umfasst die Entwicklung von Strategien und Plänen, um sicherzustellen, dass eine Organisation im Falle einer Störung weiterhin funktionieren kann.

Für wen ist die Erstellung eines Betriebskontinuitätsplans besonders wichtig?

Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe oder Branche, sollte einen Betriebskontinuitätsplan haben, da jedes Unternehmen Risiken ausgesetzt ist, die seine Fähigkeit, operative Tätigkeiten auszuführen, beeinträchtigen können. Besonders kritisch ist dies für Firmen in Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen und IT-Dienstleistungen, da hier Ausfallzeiten direkte, schwerwiegende Auswirkungen haben können.

Welche grundlegenden Schritte sind für die Durchführung der Betriebskontinuitätsplanung erforderlich?

Die Durchführung der Betriebskontinuitätsplanung umfasst mehrere grundlegende Schritte: Zunächst wird eine Business Impact Analyse (BIA) durchgeführt, um die essenziellen Geschäftsprozesse und die Folgen eines Ausfalls zu identifizieren. Darauf folgt die Risikobewertung, bei der potenzielle Bedrohungen und deren Eintrittswahrscheinlichkeit analysiert werden. Basierend auf dieser Analyse werden dann Strategien und Pläne entwickelt, die die Aufrechterhaltung oder schnellstmögliche Wiederherstellung der Betriebsfähigkeit nach einem Vorfall garantieren sollen.

Wie häufig sollte ein Betriebskontinuitätsplan überprüft und aktualisiert werden?

Ein Betriebskontinuitätsplan sollte regelmäßig, mindestens einmal jährlich oder bei größeren Veränderungen im Unternehmen, überprüft und aktualisiert werden. Diese regelmäßigen Überprüfungen stellen sicher, dass Planungen aktuell bleiben und auf die neuesten Bedrohungen und Veränderungen in der Geschäftstätigkeit abgestimmt sind.

Welche Rolle spielen Mitarbeitende bei der Betriebskontinuitätsplanung?

Mitarbeitende spielen eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung und Erfolg von Betriebskontinuitätsplänen. Ihre Einbindung beginnt mit Schulungen und Bewusstseinsbildung, um die Wichtigkeit des BCM zu verstehen und wie im Falle eines Notfalls zu handeln ist. Es ist essentiell, spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Betriebskontinuitätsprozesses festzulegen und die Mitarbeitenden darauf vorzubereiten.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Betriebskontinuitätsplanung?

Eine der größten Herausforderungen ist die Identifizierung und Bewertung aller potenziellen Risiken und Bedrohungen für das Unternehmen. Die dynamische Natur von Geschäftsumgebungen und Technologien erfordert kontinuierliche Anpassungen und Überprüfungen des Betriebskontinuitätsplans. Eine weitere bedeutende Herausforderung ist die Sicherstellung der Mitarbeitereinbindung und -schulung, um eine effektive Umsetzung des Plans im Krisenfall zu gewährleisten.