Was beinhaltet ein Audit?

Ein Audit, auch bekannt als Prüfung oder Begutachtung, ist ein formaler Prozess, bei dem die Abläufe, Systeme und finanziellen Unterlagen einer Organisation methodisch untersucht und bewertet werden. Ziel ist es, die Zuverlässigkeit, Effektivität und die Einhaltung relevanter Vorschriften und Standards sicherzustellen. Der Begriff wird sowohl in wirtschaftlichen, technischen als auch in organisatorischen Kontexten verwendet.

Ein typisches Audit umfasst mehrere Kernkomponenten:

• Prüfungsplanung: Zu Beginn wird ein spezifischer Plan erstellt, der Ziel und Umfang des Audits, die zu prüfenden Bereiche, den Zeitplan und die eingesetzten Ressourcen festlegt. Die Planung ist entscheidend für die effiziente Durchführung und Konzentration auf risikoreiche oder kritische Bereiche.

• Durchführung: In dieser Phase führen die Auditoren ihre Prüfungen durch. Sie sichten und analysieren Dokumente, führen Interviews und Beobachtungen durch und setzen ggf. spezifische Prüftechniken ein, um Informationen zu sammeln. Der Fokus liegt dabei auf der Überprüfung der Einhaltung von Richtlinien, Gesetzen oder Standards sowie auf der Identifikation von Möglichkeiten zur Verbesserung.

• Berichterstattung: Die gesammelten Daten und Erkenntnisse werden in einem detaillierten Bericht zusammengefasst. Dieser enthält neben einer Zusammenfassung der festgestellten Mängel oder Problembereiche auch Empfehlungen zur Verbesserung. Der Bericht wird den relevanten Stakeholdern vorgelegt und dient als Grundlage für mögliche Korrekturmaßnahmen.

• Nachverfolgung: Abschließend wird überprüft, ob und wie die im Bericht vorgeschlagenen Maßnahmen umgesetzt wurden. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die festgestellten Mängel adressiert und die vorgeschlagenen Verbesserungen tatsächlich realisiert werden.

Audits können intern durch eine organisationsinterne Abteilung oder extern durch unabhängige Prüfungsorgane durchgeführt werden. Externe Audits, häufig durchgeführt von spezialisierten Prüfungsgesellschaften, bieten eine unabhängige Sichtweise auf die Abläufe und Finanzen der Organisation. Sie sind beispielsweise für die jährliche Prüfung der Geschäftsberichte von Kapitalgesellschaften vorgeschrieben.

Zu den verwandten Begriffen bzw. Synonymen gehört unter anderem die Revision, die ebenfalls eine Prüfungstätigkeit beschreibt, jedoch stärker den internen Charakter betont.

Die Unterscheidung zwischen internen und externen Audits ist wichtig, da sie den Rahmen und die Unabhängigkeit der Prüfung beeinflusst. Während interne Audits primär der Selbstkontrolle und Verbesserung interner Prozesse dienen, zielen externe Audits auf die Bestätigung gegenüber Dritten ab, dass die Organisation nach anerkannten Standards operiert und ihre Berichterstattung verlässlich ist.

In Deutschland sind Audits in verschiedenen Bereichen gesetzlich verankert und geregelt, dabei spielen Normen wie die ISO-Reihe für Qualitäts- und Umweltmanagementsysteme oder die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) eine wichtige Rolle.

Dieser Eintrag verfolgt das Ziel, eine klare und präzise Erklärung des Audit-Begriffs zu liefern, indem er die Hauptelemente auf einfache Weise darstellt. Damit soll Personen, die sich erstmals mit dem Thema befassen, ein grundlegendes Verständnis vermittelt werden. Gleichzeitig bietet er einen Leitfaden für diejenigen, die in ihrer beruflichen Praxis mit Audits zu tun haben.

Häufige Fragen zu Audit

Was versteht man im Allgemeinen unter einem Audit?

Ein Audit beschreibt in seinem Kern eine systematische Überprüfung durch Fachexperten, die dazu bestimmt ist, die Korrektheit, Effizienz und Regelkonformität der Geschäfts- oder Betriebsabläufe einer Organisation zu bewerten. Es zielt darauf ab, durch unabhängige Bewertung Sicherheit und Vertrauen in die finanziellen Aussagen zu schaffen und gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten.

Wer führt ein Audit durch und weshalb?

In der Regel werden Audits von speziell ausgebildeten und oft externen Prüfern durchgeführt. Der Grund dafür liegt in der Notwendigkeit einer unparteiischen und objektiven Bewertung, um die Integrität des geprüften Unternehmens gegenüber Investoren, Behörden und anderen Interessenten darzulegen. Hauptantrieb ist die Schaffung von Transparenz und das Aufdecken von Potential für Optimierungen.

Welche Arten von Audits gibt es?

Es existieren verschiedene Arten von Audits, wie z.B. finanzielle Audits, bei denen es primär um die Überprüfung finanzieller Berichte geht, Compliance-Audits, die bewerten, ob eine Organisation bestimmte Gesetze oder Normen einhält, und operative Audits, die sich den Abläufen innerhalb einer Organisation widmen, mit dem Ziel, deren Effizienz zu verbessern. Jede Art fokussiert sich auf spezifische Elemente und folgt festgelegten Prinzipien und Standards.

Was sind die typischen Schritte eines Audit-Prozesses?

Der Prozess eines typischen Audits gliedert sich in mehrere Phasen: Beginnend mit der Planung, während derer Ziele und Umfang festgelegt werden, gefolgt von der Durchführung, in der Daten gesammelt und geprüft werden. Der Abschluss bildet die Berichterstattung, in der die Ergebnisse zusammengefasst und präsentiert werden, oft ergänzt durch Empfehlungen zur Verbesserung. Eine Nachfolgeprüfung kann erfolgen, um die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen zu überwachen.

Welche Rolle spielt Dokumentation in einem Audit?

Die Rolle der Dokumentation in einem Audit ist enorm wichtig. Sie dient nicht nur als Nachweis der durchgeführten Arbeit und der dabei gewonnenen Erkenntnisse, sondern auch als Grundlage für die abschließende Bewertung und die daraus resultierenden Empfehlungen. Eine lückenlose Dokumentation gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Audit-Prozesses sowohl für die geprüfte Organisation als auch für externe Beteiligte.

Wie kann sich eine Organisation auf ein Audit vorbereiten?

Organisationen können sich auf ein Audit vorbereiten, indem sie zunächst relevante Richtlinien und Vorschriften überprüfen und sicherstellen, dass diese eingehalten werden. Eine Selbstprüfung oder interne Revision vor dem eigentlichen Audit kann Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufdecken. Des Weiteren ist es hilfreich, Zugang zu allen erforderlichen Dokumenten und Datensätzen für die Auditoren zu gewährleisten und relevante Mitarbeitende über den bevorstehenden Audit-Prozess zu informieren.

Was passiert nach Abschluss eines Audits?

Nach Abschluss eines Audits erstellen die Prüfer einen Abschlussbericht, der die Ergebnisse des Audits zusammenfasst, einschließlich festgestellter Mängel und ggf. Empfehlungen zur Verbesserung. Dieser Bericht wird der geprüften Organisation übergeben, die dann angehalten ist, aufgezeigte Probleme anzugehen und Änderungen durchzuführen. In bestimmten Fällen kann eine Nachfolgeprüfung angesetzt werden, um die Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen zu überprüfen.